Perché la tua azienda dovrebbe utilizzare sistemi di pagamento automatizzati

Vantaggi dei pagamenti automatizzati per la tua azienda

La gestione delle finanze aziendali può essere a volte difficile e senza un solido sistema finanziario e una strategia adeguata, la vostra azienda potrebbe trovarsi in disordine. Con l’aiuto di una soluzione di pagamento automatizzata, potreste essere in grado di risparmiare tempo, risparmiare denaro e ottimizzare le operazioni – e nell’era dell’IA, le nostre tecnologie di pagamento automatizzate sono più avanzate che mai.

Ma come funzionano esattamente queste piattaforme e sono sempre vale la pena usarle?

Come funzionano i sistemi di pagamento automatizzati?

Cos’è un sistema di pagamento automatizzato per le aziende, comunque?

La vostra azienda è responsabile di effettuare pagamenti a numerosi fornitori e fornitori. Se si tratta di un’azienda grande o complicata, potreste essere responsabili di elaborare centinaia o addirittura migliaia di pagamenti ogni giorno.

Normalmente, dovrete affrontare questo compito come un tedioso sforzo manuale. Le persone del vostro team contabile saranno responsabili di esaminare manualmente ogni fattura, effettuare pagamenti, risolvere problemi e così via.

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Un sistema di pagamento automatizzato cerca di rendere tutto ciò molto più efficiente, efficiente e (in molti modi) senza contatto. Attraverso questo tipo di sistema, la vostra azienda sarà in grado di pagare le fatture elettronicamente, invece che con assegni cartacei. La vostra azienda sarà in grado di elaborare e approvare pagamenti per più fatture in lotti, anziché guardarle una alla volta. La vostra azienda sarà in grado di utilizzare vari metodi di pagamento, tra cui bonifici bancari, carte di credito virtuali e bonifici ACH, per soddisfare le esigenze dei vostri fornitori.

Come potete immaginare, ci sono molti diversi tipi di sistemi di pagamento automatizzato disponibili per le aziende da adottare. Le caratteristiche variano da piattaforma a piattaforma, ma la maggior parte dei sistemi di pagamento automatizzato ha fondamentali simili.

I pro e i contro dei sistemi di pagamento automatizzati

Quali sono i pro e i contro dell’uso di un sistema di pagamento automatizzato?

Ecco i vantaggi:

• Risparmio di tempo. Il vantaggio più grande è probabilmente il risparmio di tempo. Alle scale più grandi e nel tempo sufficiente, una soluzione di pagamento automatizzata può risparmiare alla vostra organizzazione centinaia se non migliaia di ore-lavoro. Ciò potrebbe evitare che dobbiate assumere più persone. Potrebbe liberare i membri del vostro team per concentrarsi su responsabilità più importanti. E forse, cosa più importante, vi fa risparmiare denaro sul lavoro.
• Risparmio di costi. Risparmiare denaro sul lavoro è solo l’inizio. Poiché questi sistemi di pagamento sono veloci, facili e in grado di raggruppare i pagamenti insieme, di solito comportano costi di transazione più bassi. Se sommate tutti gli elementi di risparmio di costi della vostra piattaforma, non è difficile capire perché una soluzione di pagamento automatizzata possa ripagarsi da sola.
• Riduzione degli errori umani. Una migliore tecnologia finanziaria può ridurre notevolmente il ruolo degli errori umani nelle vostre operazioni quotidiane. Ovviamente, gli errori sono ancora possibili, ma sono molto meno probabili con una macchina automatizzata ed efficiente al posto giusto. Gli errori nelle fatture potrebbero diventare una cosa del passato.
• Miglior trasparenza. I buoni sistemi di pagamento automatizzato offrono un tracciamento e una segnalazione approfonditi, quindi avete piena trasparenza in ogni fase del processo. Se qualcosa va storto, sarete in grado di capire perché. Se state cercando analisi contabili più avanzate, potrete ottenerle.
• Migliore sicurezza. In molti modi, i pagamenti automatizzati sono molto più sicuri dei pagamenti manuali. Ci sono meno persone coinvolte in ogni fase e il processo è così rapido e senza soluzione di continuità che ci sono molte opportunità per frodi.
• Chiusura finanziaria più rapida. Alcune aziende amano il vantaggio di una chiusura finanziaria più rapida. Grazie a tutto il tempo che risparmierete, sarete in una posizione privilegiata per chiudere i vostri pagamenti in tempi record.
• Migliori relazioni con i fornitori. Anche i vostri fornitori apprezzeranno il vostro sistema di pagamento automatizzato; ricevono i loro soldi più velocemente e hanno meno cose di cui preoccuparsi. In alcuni casi, possono persino scegliere come essere pagati.

Non ci sono molti svantaggi da considerare, a condizione di scegliere la migliore piattaforma:

• Prezzo. La maggior parte delle soluzioni di pagamento automatizzato non sono gratuite. A seconda di ciò che state cercando, potreste finire per pagare fino a qualche centinaio di dollari ogni mese per questa soluzione. Ma considerando quanto tempo e denaro sarete probabilmente in grado di risparmiare, questo investimento di solito vale la pena.
• Lancio iniziale. Alcune aziende hanno difficoltà a lanciare inizialmente una piattaforma del genere. Se il vostro team è abituato ad emettere pagamenti manualmente, o se avete già molti diversi tipi di software contabile in gioco, questo può essere tecnicamente impegnativo e frustrante per le persone della vostra organizzazione che sono restie al cambiamento. Tuttavia, con le giuste preparazioni, potete mitigare questo potenziale problema.
• Errori tecnici. Gli errori tecnici possono essere un fattore complicante per quasi ogni tipo di tecnologia e le soluzioni di pagamento automatizzato non fanno eccezione. Errori di programmazione, uso errato da parte dell’utente e altri problemi occasionali possono presentare sfide temporanee da superare.

Come scegliere il miglior sistema di pagamento automatizzato

Uno dei punti di attenzione è che potrai trarre i maggiori benefici dai pagamenti automatizzati solo se scegli la migliore piattaforma per la tua attività.

Ecco le variabili più importanti da considerare in questo ambito:

• Funzionalità principali. La tua considerazione più importante dovrebbe essere sulle funzionalità principali associate a questa piattaforma. Quali tipi di pagamenti sono disponibili? Come si configurano i pagamenti automatici? Quali altre funzionalità sono disponibili? Quali supporti sono disponibili per la trasparenza dei dati e la generazione di report?
• Usabilità. Il tuo sistema di pagamento automatizzato potrebbe essere in grado di svolgere la maggior parte del lavoro relativo ai tuoi pagamenti, ma saranno comunque le persone a doverlo utilizzare quotidianamente. Pertanto, devi anche pensare all’usabilità. Sarà relativamente semplice addestrare ed educare le persone su come utilizzare questa piattaforma? I membri del tuo staff trarranno vantaggio dall’utilizzarla?
• Compatibilità. E per quanto riguarda la compatibilità? Questa piattaforma si integra con altri sistemi di contabilità che stai già utilizzando? Come si inserisce nel resto del tuo stack tecnologico?
• Affidabilità. L’automazione è vantaggiosa solo se è affidabile. Questa piattaforma ha un track record dimostrato di successo? Ci sono ampie recensioni e testimonianze positive?
• Prezzi. Ovviamente, dovrai pensare ai prezzi. Alcune piattaforme di automazione sono più costose di altre; potrebbero valere i soldi extra, ma spetta a te decidere.
• Supporto e risoluzione dei problemi. Cosa succede se e quando qualcosa va storto? C’è un adeguato servizio clienti disponibile per aiutarti a risolvere eventuali problemi?
• Strategia dello sviluppatore. Infine, trova e considera la strategia dello sviluppatore. Il team di sviluppo sembra concentrato nel fornire un supporto continuo alla piattaforma? Ci sono nuove interessanti funzionalità in lavorazione?

Ulteriori migliori pratiche

Ci sono anche alcune ulteriori migliori pratiche che dovresti seguire quando utilizzi un sistema di pagamento automatizzato per la tua attività:

• Garantisci un lancio senza intoppi. La nuova tecnologia non è sempre un semplice vantaggio per la tua attività. Potrebbero esserci determinate sfide che impediscono alla tua attività di integrare questo software con altri software di contabilità che stai utilizzando. Potrebbe essere difficile convincere i membri del tuo staff che questa piattaforma vale la pena utilizzare, o difficile addestrarli a utilizzarla. Ma con una pianificazione preventiva adeguata, puoi mitigare la maggior parte di questi problemi e garantire un lancio senza intoppi.
• Offri diverse opzioni di pagamento. All’interno della tua piattaforma di pagamenti automatizzata, potresti avere l’opzione di scegliere quali tipi di pagamenti offrire. In generale, più flessibili sei, meglio è per i tuoi fornitori, quindi offri più opzioni di pagamento se puoi.
• Testa e monitora regolarmente. L’automazione è estremamente preziosa e, in molti casi, quasi perfettamente affidabile. Ma è comunque una buona idea avere alcuni controlli umani in atto; testa e monitora regolarmente il tuo software per assicurarti che funzioni come previsto.

Con migliori sistemi di pagamento automatizzati in atto, la tua attività può risparmiare tempo, risparmiare denaro, ridurre gli errori umani e rendere più felici i tuoi fornitori. Ci sono dei costi e le integrazioni iniziali possono essere tecnicamente complesse, ma questo è un investimento che può ripagare per quasi tutte le attività che effettuano pagamenti su una scala sufficientemente ampia.

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