L’IA che voglio vedere nel mondo 5 modi in cui potrebbe gestire la mia casella di posta Gmail al posto mio
L'Intelligenza Artificiale che desidero nel mondo 5 modi in cui potrebbe gestire automaticamente la mia casella di posta Gmail al mio posto
OK, Google: Possiamo parlare di ciò che realmente voglio da un assistente IA?
Molti di noi si sono abituati alla capacità dell’IA generativa di scrivere qualche testo per noi in risposta a una richiesta. Sta diventando così comune, infatti, che molte aziende tecnologiche stanno cercando di aggiungere questa funzionalità ai loro prodotti, spesso con un costo extra.
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Si possono ottenere molti vantaggi dalla generazione di testo. Può ridurre il tempo, aiutare a concentrare i pensieri, aiutare le persone che non scrivono molto bene a produrre corrispondenza di aspetto professionale e molto altro ancora. ENBLE ha coperto questo aspetto dell’IA generativa per tutto l’anno. La funzione “Aiutami a scrivere” di Gmail può scrivere un messaggio basato su una richiesta, formalizzarlo, ampliarlo, ridurlo o provare una bozza completamente nuova.
Ma voglio qualcosa di più. Voglio che l’IA di Google mi aiuti a gestire le mie email.
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Ho circa mezzo milione di messaggi di posta elettronica nel mio archivio di Gmail, risalenti agli inizi di Gmail. Ricevo centinaia di nuovi messaggi al giorno. Il filtro anti-spam di Gmail fa un buon lavoro nel tenere lontano dalla mia casella di posta lo spam più evidente, e ho una libreria di filtri accuratamente selezionati che mi aiuta a gestire il resto.
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Ma è comunque una faticosa routine giornaliera e potrebbe essere molto migliore. I filtri sono stati introdotti nel 2004, poco dopo il lancio di Gmail. Non sono stati aggiornati veramente da allora. Stiamo usando una tecnologia di quasi 20 anni fa per gestire l’assalto quotidiano del traffico di messaggi.
Spendo molto tempo della mia giornata a gestire le email. Certamente, gran parte di esse non possono essere delegate, come le corrispondenze attente tra membri del team e partner di progetto. Ma dedico almeno 30 minuti al giorno solo alla gestione del flusso.
Anche con questo impegno di tempo, le mie cinque principali categorie di email – Primaria, Promozioni, Social, Aggiornamenti e Forum – contengono 41.330 messaggi. Il mio approccio è lasciare che quei messaggi che scivolano via dalla pagina principale si accumulino, con l’assunzione che se qualcosa è davvero importante, sono già a conoscenza altrove o la persona che ha inviato il messaggio mi contatterà di nuovo.
Voglio un assistente IA su cui posso contare come su un assistente
Ciò che voglio è un assistente IA che possa addestrare a gestire tutti i miei messaggi esistenti e tutti i messaggi che arrivano ogni giorno. I filtri aiutano, ma si deteriorano nel tempo poiché gli indirizzi email e le intestazioni dei messaggi cambiano, e non si aggiornano per riflettere i nuovi messaggi o i temi gestiti.
Voglio un assistente IA con cui possa collaborare, che possa aiutarmi a gestire questo flusso.
Ricevo un numero enorme di comunicati stampa e proposte di ogni tipo da parte di persone che sperano che io parli dei loro prodotti qui su ENBLE. Questo si aggiunge alle promozioni regolari, alle newsletter, alle spedizioni postali e ad altro ancora che tutti ricevono.
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Nel corso degli anni ho cercato di impostare dei filtri per tutte le principali agenzie di PR, spostando i loro messaggi dalla mia categoria Principale alla categoria Promozioni. Trascino anche ogni comunicato stampa dalla categoria Principale a quella delle Promozioni, in modo da addestrare Gmail. Ma adesso ho 26.722 messaggi nelle Promozioni, compresi i 114 ricevuti nelle ultime 24 ore.
Per farti capire come funzionerebbe, voglio mostrarti cinque esempi. Ricorda che le indicazioni qui presentate sono speculative. Questa funzione non esiste in Gmail. Sinceramente, spero che il team di Gmail prenda questo articolo come ispirazione e aggiunga alcune di queste funzionalità. In caso contrario, potrebbe essere un’ispirazione per altri fornitori di servizi di posta elettronica e per coloro che integrano l’IA, invitandoli a pensare oltre gli schemi generativi e a considerare come i grandi modelli di linguaggio possano fare di più che semplicemente scrivere testi di base per noi.
Detto questo, vediamo gli esempi.
1. Classificare i comunicati stampa in una etichetta Gmail
mi piacerebbe impartire alcune istruzioni. Ad esempio:
D’ora in poi, quando arriva un nuovo comunicato stampa, rimuovilo dalla posta in arrivo e assegnalo all’etichetta Comunicati Stampa.
Il bello sarebbe che facesse proprio questo: trovare i messaggi che sono comunicati stampa e archiviarli. Questo è migliore dei filtri, perché a volte ricevo corrispondenza da agenzie di PR che non riguarda nuovi comunicati stampa. Mi stanno aiutando con una storia che sto cercando, o ho trovato interessante un comunicato stampa e sto approfondendo. Non voglio che questi messaggi finiscano nella mia cartella Comunicati Stampa. Ma se filtro per indirizzo email, quella granularità non è possibile.
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Ho anche provato a filtrare termini comuni dei comunicati stampa, come “per diffusione immediata” o “embargo”, ma il filtro non è mai stato abbastanza universale da riuscirci. L’IA è più intelligente di così e dovrebbe essere in grado di separare i comunicati stampa dalla corrispondenza e di capire quali messaggi di posta elettronica sono proposte di contatto per i comunicati stampa.
2. Annulla l’iscrizione dalle newsletter non lette
Ecco un altro esempio. Ricevo molte newsletter, tra cui alcune a cui mi sono iscritto. Ne leggo regolarmente cinque o sei. Ma la maggior parte di esse si accumula, non letta, perché l’interesse che avevo in passato viene sostituito dalla prossima cosa a cui devo prestare attenzione.
Quindi non sarebbe bello se potessi dire a Gmail:
Da adesso in poi, annulla l’iscrizione a qualsiasi newsletter che non ho aperto per 60 giorni.
L’IA, ovviamente, dovrebbe sapere cos’è una newsletter. Aspettare 60 giorni mi dà il tempo di aprire qualcosa. Ma tutto il resto può essere eliminato, e quell’elenco cambierebbe col passare del tempo.
3. Conserva le email promozionali più recenti
Ricevo molte email promozionali da aziende di attrezzi come Harbor Freight e Rockler. Ne ricevo anche molte da aziende di foto e video. Valuto volantini di vendita perché ogni tanto c’è qualcosa che voglio. Ma si accumulano. Al momento, ho 962 messaggi da Harbor Freight e 242 da Rockler, senza contare quelli da B&H e Adorama.
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Anche qui, i filtri non aiutano. Neanche la ricerca. Perché, oltre alle informazioni promozionali, ho ricevute di acquisto e corrispondenza. Non voglio che quelle cose vengano eliminate.
Con questo in mente, non sarebbe bello tutto ciò?
Da adesso in poi, ogni volta che ricevo una email promozionale da una qualsiasi delle aziende di attrezzi o di foto, tieni la più recente ed elimina tutte le altre. Stai attento a differenziare le email promozionali dai ricevuti di acquisto. Tieni tutti i miei ricevuti di acquisto per sempre.
4. Evidenzia le email dei colleghi del mio team
Ho un filtro che cerca qualsiasi email proveniente da ENBLE.com e le assegna un’etichetta rossa ENBLE. In questo modo le email dei miei editori di ENBLE risaltano nella mia posta in arrivo. Ma quel filtro non cattura i messaggi di posta elettronica inviati dagli altri collaboratori di ENBLE, molti dei quali non hanno indirizzi email di ENBLE.com.
Quindi, mi piacerebbe poter dare questo suggerimento al mio assistente AI:
D’ora in poi, assegna l’etichetta ENBLE a ogni email proveniente da qualcuno con un indirizzo email ENBLE.com. Ogni lunedì, guarda la pagina Meet The Team e prendi i nomi di tutti quelli elencati. Assegna anche l’etichetta ENBLE a ogni email proveniente da ognuno di quelli nell’elenco. Assicurati che questi messaggi siano sempre assegnati alla categoria Primaria e contrassegnati come Importanti.
5. Riassumi le notizie che potrebbero interessarmi
Fino ad ora, abbiamo visto la classificazione e l’indicazione di importanza. Ma potremmo anche mettere in uso le capacità di generazione dell’IA. Non sarebbe bello ricevere un riassunto delle cinque o dieci comunicati stampa che potrebbero essere rilevanti per il lavoro che sto svolgendo?
Come aiuto utile ogni volta che si crea un prompt, è utile delineare cosa si vuole che l’IA faccia. Quindi facciamolo qui:
- Fai una scansione ogni giorno feriale alle 8 del mattino.
- Scansiona i comunicati stampa e le proposte che sono arrivati dall’ultima scansione. Questo ci aiuterà a tenere conto dei comunicati che arrivano nel fine settimana. Se avessimo detto “nell’ultimo giorno”, le scansioni del lunedì perderebbero qualcosa che arriva il venerdì pomeriggio o sabato.
- Cerca le proposte su una serie di temi. Per questo esempio, diciamo che questi temi sono IA, sviluppo di software e catena di approvvigionamento.
- Seleziona le cinque migliori proposte su ciascun tema. Definiremmo “migliori” quelle delle agenzie PR con cui abbiamo avuto corrispondenza in precedenza, complete (comprensive di descrizione del fornitore e di un link URL) e con almeno una dichiarazione esecutiva. Potrebbero esserci modi per perfezionare questi criteri, ma questo è un buon punto di partenza
- Definisci come presentare le informazioni. Vorrei il nome dell’azienda, una sola frase che riassume il comunicato stampa e un link al messaggio email originale.
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OK, cerchiamo di trasformare tutto questo in un suggerimento.
D’ora in poi, tutti i giorni feriali alle 8 del mattino, fai quanto segue:
Scansiona i comunicati stampa e le proposte che sono arrivati dall’ultima scansione. Se questa è la tua prima scansione, scansiona i comunicati stampa e le proposte che sono arrivate nelle ultime 24 ore.
Dei comunicati stampa analizzati, scegli cinque per ognuno principalmente riguardanti IA, sviluppo di software e catena di approvvigionamento. Scegli solo i comunicati che includono una descrizione del fornitore, un URL e almeno una dichiarazione esecutiva. Se ci sono più di cinque comunicati su ciascun argomento, scegli i cinque comunicati che contengono più informazioni.
Crea un messaggio email. Imposta l’oggetto come “Sommario del comunicato stampa per ” seguito dalla data. Imposta il contenuto come tre elenchi puntati, uno per ciascuno dei temi. Prima di ogni elenco, visualizza il tema con formattazione H2. Ogni voce sarà corrispondente a un comunicato stampa selezionato. Elenca il nome dell’azienda, fornisci una breve descrizione del comunicato stampa e poi fornisci un link al messaggio email originale.
Inviami quel messaggio email.
Ciò richiederebbe un po’ di taratura, ma è un’idea potente. Invece di dover cercare tra tutte quelle email, l’IA potrebbe preparare un dossier quotidiano sulle ultime notizie.
Linee guida e avvertenze
Vengono in mente alcune sfide interessanti quando si crea un insieme di funzionalità come questo, specialmente dato quanto gli strumenti di IA siano inclini all’errore. Se questa funzionalità venisse implementata, avrebbe bisogno di un’interfaccia di test e di un’interfaccia di editing.
L’interfaccia di test potrebbe essere piuttosto semplice. Gmail potrebbe simulare e quindi visualizzare le varie azioni che l’IA farebbe per inviare messaggi email, senza effettuare effettivamente nulla. Consiglierei che ciò si presenti sotto forma di istantanee nel tempo, in modo che gli utenti possano far girare il simulatore per qualche giorno, vedere cosa sarebbe successo se l’IA fosse stata attivata, e poi apportare modifiche ai suggerimenti.
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Questo ci porta alla seconda caratteristica di sicurezza: un editor di suggerimenti. Gli utenti dovrebbero poter tornare indietro e modificare i suggerimenti, soprattutto quando sono persistenti e intesi come “d’ora in poi”. Potrebbe essere un’interfaccia piuttosto semplice, ma la perfezione sarebbe essenziale con istruzioni così aperte e la portata dei possibili cambiamenti.
So che sarei molto apprezzato di un assistente AI come questo, ma è importante che sia sia per gli utenti che per gli sviluppatori procedere con cautela. Google ha un track record di rilasciare funzionalità innovative come versioni beta, e non mi aspetto nulla di diverso qui. Come utente, sarebbe saggio adottare gradualmente, soprattutto se non c’è un’interfaccia di test. Prova richieste molto semplici, aspetta e vedi come le cose funzionano per una settimana circa, e poi aggiungi all’insieme di istruzioni.
Lo useresti se fosse disponibile? Ci sono altre funzionalità che vorresti? Cosa chiederesti al tuo assistente di fare? Facci sapere nei commenti qui sotto.
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