5 Modi per Lavorare in Remoto (ed Efficacemente) a Lungo Termine
5 Modi per Lavorare in Remoto a Lungo Termine
Il Covid-19 ha reso il lavoro da remoto una realtà per molte persone, ma per me è stata una routine lavorativa normale. Non lavoro in un ufficio fisico da molto tempo. Infatti, per diversi anni, ho lavorato da qualsiasi posto tranne che da un ufficio fisico. Attraverso tre continenti e alcuni datori di lavoro (incluse le mie attività), ho portato con me il mio luogo di lavoro e lungo il percorso sono riuscito a rimanere al passo con le cose nonostante le numerose distrazioni che sono emerse per mettere alla prova la mia produttività. Ecco solo alcune cose che faccio per rimanere organizzato e rendere il lavoro da remoto una soluzione fattibile per me.
C’è un vecchio detto secondo cui i letti dovrebbero essere usati solo per due cose. Il lavoro non è una di quelle cose. Il tuo spazio per dormire dovrebbe essere un santuario, un luogo di relax e distensione, e se trascorri le tue giornate appoggiato sui cuscini con il laptop, non stai rilassandoti. In effetti, ti stai insegnando che il letto è uno spazio occupato e possibilmente stressante.
Invece, designa un’area di lavoro completamente separata. Non deve essere necessariamente un intero ufficio o anche solo una scrivania. Quando ho iniziato a lavorare da casa, spesso mi sedevano sul divano o sul pavimento e lavoravo dal tavolino del caffè. Non necessariamente lo consiglio, non è stato salutare per la mia schiena, ma ha mantenuto la distanza necessaria tra il mio letto e il mio spazio professionale. Quella distanza mi ha aiutato a concentrarmi sul lavoro e alla fine della giornata, quando mi infilavo sotto le coperte del mio letto, era molto più facile lasciare quei pensieri di lavoro alle spalle.
Se vuoi andare un passo avanti, fai come un mio amico quando lavora da casa: si sveglia alla stessa ora ogni giorno, fa una doccia e poi si veste con abiti business casual prima di sedersi al suo computer. Dice che il processo di vestirsi con abiti da lavoro, piuttosto che alzarsi dal letto e andare a lavorare in pigiama, lo aiuta a mantenere una netta separazione tra il suo lavoro e la vita domestica. È completamente concentrato sul lavoro quando è in “modalità lavoro” e rimane produttivo per tutta la giornata.
Una grande lamentela che molte persone hanno riguardo al lavoro da remoto è l’isolamento. Alcune persone sentono la mancanza di socializzare in ufficio, parlare tra le scrivanie con i colleghi, persino avere feste di compleanno in sala relax. Sono un introverso sfrenato e non mi manca nulla di tutto ciò, ma capisco la mancanza di connessione. Sentirsi isolati può significare sentirsi dispersi, non produttivi e disorganizzati. Per rimediare a questo, sfrutta le app fornite dal tuo luogo di lavoro per la connettività.
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Quando lavoravo in un ambiente aziendale, utilizzavamo Slack, Microsoft Teams, Zoom, GoTo Meeting e altri strumenti per la chat di testo, le chiamate di gruppo e le videoconferenze. (Mi faceva rabbrividire ogni volta che avevamo una riunione “con telecamere accese”, ma è solo una mia opinione.) Mentre lavoravo per conto mio, mi sono affidato molto a Discord per connettermi con persone di tutto il mondo. Era confortante sapere che potevo contattare persone diverse in momenti diversi per chiedere aiuto, consigli o anche solo per un controllo informale.
Hai bisogno di un file per un compito? Vuoi un feedback su qualcosa su cui stai lavorando? Confuso su se un progetto è ancora in corso? Gli strumenti di messaggistica sono fondamentali. Lavorare da remoto non significa dover essere isolati. Quando lavoriamo per mantenere la connessione tra le piattaforme, comuniciamo meglio, rimaniamo più organizzati e concentrati sulle attività e ci sentiamo molto meno soli. Puoi persino organizzare feste di compleanno in sala relax, a patto che tu non ti dispiaccia procurarti la tua torta per l’occasione. Inoltre, se ti manca davvero essere intorno ad altre persone impegnate nei loro affari, potresti sempre recarti in una biblioteca o in un caffè.
Sono per natura un compulsivo appuntatore di liste, quindi questa è facile per me, ma parlando con altri lavoratori da remoto, sembra essere un elemento chiave anche per la loro organizzazione. Una delle cose più difficili da fare mentre si lavora in remoto è stare al passo con i propri compiti. Non tutti sono bravi a tenere traccia del proprio carico di lavoro e senza un responsabile sul posto potrebbe essere una sfida non lasciare cadere nulla. A tal proposito, mantieni liste in corso dei compiti e assegnagli una priorità quando necessario.
Quando dico liste, intendo qualsiasi formato funzioni per te. Nel mio caso, ho un quaderno con una lista principale delle cose da fare, note autoadesive colorate con liste più piccole di compiti più immediati, un’app Note sul mio telefono che raccoglie le cose che potrei altrimenti dimenticare e un calendario principale sul mio computer per tutte le scadenze. Tengo anche un foglio di calcolo dei compiti passati e delle date di completamento in modo da poter tornare indietro in seguito e vedere in che punto si trovano i vari progetti. Puoi preferire utilizzare Trello o un’app simile per organizzare i compiti. Ho avuto qualche successo anche con quelli. Usa ciò che ti sembra migliore o ciò che il tuo luogo di lavoro consiglia per una maggiore semplicità in tutta l’azienda.
Ancora più importante di come si fanno le liste è come si danno loro priorità. Una singola lista di mille compiti può essere confusa e scoraggiante. Invece, utilizza colori o numeri per indicare quali progetti devono essere fatti per primi. Aggiungi le cose al tuo calendario non solo per quando sono dovute, ma anche per quando sarebbe un punto di partenza ragionevole, in modo che i compiti grandi non ti sorprendano. Ordina i compiti per categoria e dai priorità a quelle categorie in base a ciò che è urgente in un dato giorno.
Soprattutto, comunica con il tuo team per assicurarti che i compiti giusti siano in cima alla tua lista. In uno dei miei precedenti ruoli aziendali, tenevo una lista condivisa di compiti in cui il mio responsabile poteva vederla, e ogni volta che mi assegnava un nuovo progetto, gli chiedevo di aiutarmi a posizionarlo nella mia lista in base alla priorità. In questo modo, sapevo quanto peso dare a ciascuna parte del mio carico di lavoro, mentre lui aveva una visione chiara di tutto ciò che avevo in programma. La comunicazione aperta sull’importanza dei vari compiti è fondamentale per rimanere organizzati con le tue liste.
Se il tuo responsabile dice “tutto è vitale”, è un campanello d’allarme.
Lavorare in remoto può significare lavorare negli aeroporti, nelle cucine, nei parchi o persino nelle auto. Ho lavorato in tutti questi posti e in molti altri, e non è sempre facile per l’hardware installarsi in luoghi casuali. Ho avuto più di un computer portatile che mi ha abbandonato dopo averlo sottoposto a sforzi intensi, quindi non posso raccomandare abbastanza di fare regolarmente il backup dei tuoi file.
Fai il backup su cloud, fai il backup su un disco rigido esterno, fai il backup ovunque tu possa. Non c’è niente di peggio di file persi o corrotti quando si tratta di rovinare una situazione di lavoro remoto perfettamente buona. I backup significano anche che puoi accedere ai tuoi file da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, il che è ideale per rimanere organizzati ovunque tu sia o quale computer stai usando.
Per maggiore chiarezza e organizzazione, utilizza una convenzione di denominazione coerente per i tuoi file. Nel mio caso, mi assicuro che i nomi che uso siano chiari e includano una data nel nome del file. Questo formato è un ottimo modo per mantenere pulite, organizzate e molto facili da navigare le tue liste di file. Quando ad esempio sto lavorando su un’immagine grafica che ha subito diverse versioni, aiuta a guardare una lista di nomi di file che dicono “XYZGraphic09072023” o “ABCLogoSummer2022” e sapere esattamente quale è quale. Sicuramente è meglio del tradizionale formato “ABCLogofinalfinalFINAL” con cui siamo tutti così familiarizzati.
Fai in modo che la flessibilità del lavoro remoto funzioni per te tenendo tutto ciò di cui hai bisogno in più posti e utilizzando una convenzione di denominazione dei file che rende i tuoi file chiari e organizzati. Non si sa mai quando potresti aver bisogno di recuperare un determinato file in fretta mentre ti trovi in una sala d’attesa di un aeroporto.
Per molti di noi, il lavoro remoto significa avere una certa flessibilità nelle nostre ore di lavoro. Se questo è il tuo caso, usa questa flessibilità per massimizzare la tua produttività e organizzazione. Sei il tipo di persona che fa il suo miglior lavoro prima delle 7 del mattino? Sei un gufo notturno che si sveglia a malapena prima di mezzogiorno? Qualunque sia il momento della giornata in cui sei più sveglio e produttivo, sfruttalo. Stabilisci un programma compatibile con la flessibilità del tuo ambiente di lavoro e attieniti ad esso in modo da poter essere al massimo delle tue capacità quando stai lavorando.
Il rovescio della medaglia è riconoscere quando non sei al meglio e fare pause di conseguenza. Quando lavori in remoto, può essere tentante essere “attivi” tutto il tempo. Dopotutto, vivi e lavori nello stesso spazio, quindi i tuoi compiti sono lì, che ti invitano ad ogni ora. Non c’è un orario di entrata o di uscita per la routine delle 9 alle 5, e nessuno sta sopra di te a dirti di smettere di lavorare alla fine del turno. Non ho bisogno di dirti che l’equilibrio tra lavoro e vita privata è fondamentale e che il sovraccarico di lavoro è dannoso per tutto, dalla salute alla produttività, ma sono anche familiare con quel canto delle sirene di “forse un’altra ora di lavoro e poi mi allontano.” Solo perché puoi lavorare a tutte le ore non significa che dovresti farlo.
Proprio come ci sono momenti della giornata in cui sei al meglio, ci sono anche momenti in cui probabilmente non sei molto utile. Forse sei troppo stanco per concentrarti, forse il tuo cervello è solo esausto, ma qualunque sia il caso, i compiti richiederanno più tempo e la qualità diminuirà. Per sfruttare al meglio il lavoro in remoto e rimanere produttivi e organizzati lungo il percorso, assicurati di utilizzare il tuo tempo nel modo più efficiente ed efficace possibile e prendi pause quando ne hai bisogno.
Nessuno è una macchina, nemmeno coloro di noi che lavorano dal divano.
ENBLE ha collaborato con Jobbio per creare ENBLE Hired, un mercato del lavoro dedicato per i lettori di ENBLE. Le aziende che vogliono pubblicizzare i propri posti di lavoro possono visitare ENBLE Hired per pubblicare ruoli aperti, mentre chiunque può cercare e candidarsi a migliaia di opportunità di carriera. Jobbio non è coinvolta in questa storia o in alcun contenuto editoriale.
